Soluciones de archivo de la oficina en el hogar

Ya sea que trabaje desde su oficina en el hogar o simplemente lo use para pagar sus facturas mensuales, mantener la habitación organizada es clave si desea un espacio de trabajo eficiente. La creación de un sistema de archivo efectivo a menudo plantea el mayor desafío cuando se trata de la organización de la oficina en casa, ya que cada día se acumulan nuevos documentos y documentos. Si tiene problemas con el sistema de archivo de su oficina hogareña, basta con hacer algunos cambios simples en su configuración y rutina para pasar de una montaña de desorden en su escritorio a armarios de archivos limpios y organizados.

Crear zonas de archivo

La mejor forma de organizar archivos en su oficina en casa es crear zonas de archivo. Al agrupar documentos similares, siempre sabrá dónde ubicar y encontrar documentación en su espacio. Algunas categorías comunes para las zonas de archivo incluyen documentos personales como tarjetas de seguridad social, certificados de nacimiento y certificados de matrimonio: elementos financieros como extractos bancarios y recibos de tarjetas de crédito, formularios y recibos de impuestos, pólizas de seguros y documentos, y materiales escolares y educativos. Dependiendo de cuánto tenga que archivar, puede dedicar un archivador completo o un cajón a una sola zona. Si está mezclando categorías, un sistema de archivo codificado por colores puede ser útil. Use carpetas o etiquetas de diferentes colores para cada zona, de modo que pueda ubicar inmediatamente el papeleo en particular si las categorías están mezcladas en un cajón.

Realizar mantenimiento diario

Con las entregas de correo diarias, el papeleo puede acumularse rápidamente en el escritorio de su oficina en el hogar. Si no se mantiene al tanto de su presentación, es fácil terminar con una pila de documentos confusos que abarrotan su escritorio. Para mantenerse organizado y asegurarse de no perder papeles importantes, tómese unos minutos al comienzo o al final de cada día para presentar los documentos acumulados ese día. Si es posible, hágalo justo después de abrir su correo para que pueda colocar de inmediato el papeleo en el lugar al que pertenece. En una oficina en el hogar particularmente ocupada, es posible que desee apuntar a dos sesiones de presentación cada día.

Mantenga los suministros a mano

Si bien puede intentar seguir una rutina de mantenimiento diario en su oficina en el hogar, es menos probable que se mantenga al tanto de su presentación si constantemente tiene que buscar suministros o caminar al otro lado de la habitación para obtenerlos. . Mantener suministros como carpetas de archivos, etiquetas y pestañas cerca de su escritorio o archivadores significa que siempre estará listo para archivar cuando llegue el momento. Sin embargo, no necesariamente tiene que mantener una caja entera de carpetas y etiquetas en su escritorio. Mantenga un puñado en su escritorio o en la parte superior de sus gabinetes y guarde el resto de la caja en un armario o gabinete. También es una buena idea tener un triturador de basura y papel cerca de su escritorio para que pueda deshacerse fácilmente de la documentación que ya no necesita.

Aproveche la tecnología

Si todavía te encuentras nadando en papeleo, incluso con un sistema de archivo organizado, utiliza la tecnología que te permite usar papel. Muchas instituciones financieras ofrecen estados de cuenta electrónicos que le permiten simplemente descargar un archivo PDF de la información de su cuenta mensual para que pueda almacenarlo en su computadora y no en un gabinete. También hay sitios web y software disponibles que le permiten escanear elementos de papel existentes, como recibos, tarjetas de presentación y fotos familiares, para que no tenga que tener copias impresas a mano. Sin embargo, si decide usar este tipo de tecnología, haga una copia de seguridad de la información cada mes para no perder nada si hay un problema con su computadora. Obtenga un disco duro externo de respaldo si tiene muchos documentos para almacenar y asegúrese de hacer copias de seguridad de sus archivos regularmente.

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